Por Aitor Aldasoro · transportista y autor de Flotea · lectura de 6 min · agosto de 2026
Llega el día 15, tu gestora te escribe "¿me pasas lo del trimestre?" y tú miras la bolsa de tickets del salpicadero. Aquí tienes qué necesita de verdad tu asesoría, en qué orden dárselo y cómo dejar de convertir un domingo entero en un juzgado de papeles.
Todos lo hemos vivido. La bolsa del súper llena de tickets de gasoil arrugados, alguno lavado en el bolsillo del pantalón, media docena de albaranes debajo del asiento y un cuaderno con anotaciones que ya no sabes de qué mes son. Cuatro horas de mesa de comedor, un café que se enfría y la sensación de estar trabajando gratis un domingo.
Y lo peor no es el domingo. Lo peor es lo que se queda por el camino: el ticket que no aparece es dinero que no te deduces. Un repostaje de 200 € perdido no son 200 € menos de papel; son unos 42 € de IVA que no recuperas más los euros de IRPF que dejas de ahorrar. Multiplica por los tres o cuatro que se pierden cada trimestre y ya tienes pagada la asesoría de un año.
La solución no es apretar los dientes y ordenar más rápido en enero. Es no acumular. Pero para eso hay que saber exactamente qué te van a pedir.
Estamos en agosto: media España de vacaciones y tú a mitad del tercer trimestre. Este es el mejor momento del año para poner el sistema en marcha, porque no tienes la entrega encima. El tercer trimestre se presenta del 1 al 20 de octubre. Tienes dos meses de margen y ni una excusa.
Antes de nada: cada gestoría tiene sus manías y su programa. Pregúntale a la tuya cómo lo quiere y hazle caso — este artículo es el mínimo común que piden casi todas. Va por bloques.
Es lo primero que miran y donde menos margen de error hay. Necesitan todas las facturas que has emitido en el trimestre, numeradas seguidas y sin saltos. Un hueco en la numeración es la pregunta número uno de cualquier revisión.
Aquí está el dinero que se te escapa. La regla que casi nadie cumple: un ticket normal no da derecho a deducir el IVA. Para eso necesitas factura con tus datos fiscales. En la mayoría de estaciones de servicio y talleres te la hacen si la pides en el momento — luego, a los tres meses, ya es una odisea.
Si tu camión pasa de 7,5 toneladas y estás inscrito en el censo de beneficiarios del gasóleo profesional de la Agencia Tributaria, te devuelven una parte del Impuesto de Hidrocarburos de cada litro repostado con tarjeta dada de alta. No es una fortuna por repostaje, pero al año con un camión rodando es dinero de verdad.
Dos condiciones que se olvidan: hay que repostar con la tarjeta asociada al camión censado (si pagas con la personal, ese repostaje no cuenta) y hay que estar al corriente. Si no sabes si estás dado de alta, pregúntaselo a tu asesoría esta semana — es una llamada de tres minutos que puede valerte varios cientos de euros al año.
Nóminas del trimestre, los TC de la Seguridad Social y cualquier alta o baja que haya habido. Si has tirado de autónomo colaborador o de un compañero para un porte puntual, esa factura también va, con su retención si procede.
Imprímelo, pégalo en la carpeta y tacha. Si algo no tienes, márcalo y pídelo ya, no el día 18.
👉 Y para que no tengas que explicárselo de palabra, te dejo la hoja que uso yo: descargar la hoja para tu gestor (PDF). Una página, se la mandas y sabe exactamente qué le llega y en qué formato. Sin registro ni correo: descárgala y ya está.
El error que más caro sale: mandarlo todo el día 18 o 19. La asesoría tiene veinte clientes como tú en la misma semana y, si algo falta, ya no da tiempo a pedirlo. Mándalo la primera semana del mes de presentación y te ganas a la persona que te lleva los papeles. Eso vale más de lo que parece cuando un día necesitas un favor.
Aquí es donde se pierde la mitad del tiempo, y es la parte más tonta de todas. Tu asesoría trabaja con un programa —normalmente A3 (Wolters Kluwer), ContaSol o Sage— y lo que menos quiere es teclear tus 47 tickets a mano.
Lo que casi todas aceptan encantadas:
2026-07-14_solred_312.45.pdf. No sirven de mucho 60 fotos llamadas IMG_4471.Pregúntale a tu gestora una sola vez: "¿en qué formato quieres las columnas para importarlo directo?". Te va a decir que en ninguno se lo han preguntado nunca y te va a dar el orden exacto. A partir de ahí, cada trimestre es copiar y pegar.
| Bolsa de tickets + Excel a mano el domingo | 3-5 h |
| Ir apuntando sobre la marcha y exportar | 20 min |
| Lo que recuperas al trimestre | ~4 h |
Todo esto de las facturas emitidas se va a poner más estricto: con Verifactu, los autónomos que facturen con ordenador tendrán que hacerlo con un programa que cumpla los requisitos antes del 1 de julio de 2027. Si vas a cambiar de sistema, no montes ahora un Excel enorme que dentro de un año no te va a valer. Te lo cuento entero aquí: Verifactu para transportistas autónomos.
Esto es, literalmente, por lo que me puse a programar Flotea entre porte y porte. Yo no quería otra app de facturas: quería que el domingo de la bolsa de tickets no volviera a existir.
En Flotea vas haciendo una foto a cada ticket cuando repostas o pagas, y la app lo lee y lo apunta solo — fecha, proveedor, base, IVA y tipo de gasto. Lo mismo con la hoja de ruta. Y cuando llega el final del trimestre le das a Cerrar trimestre y te prepara el paquete completo: el Excel del trimestre, el CSV listo para importar en el programa de tu asesoría y todos los justificantes en PDF ordenados, con el nombre puesto. Se lo mandas y has terminado.
El resto del año, de paso, te va diciendo lo que ganas de verdad en cada porte y lo que te cuesta el camión los días que no rueda. Porque los mismos datos que necesita tu gestora son los que te dicen si el negocio va bien.
Prueba Flotea gratis: foto al ticket, foto a la hoja de ruta, y el paquete para tu asesoría hecho de un botón. Hecha por un transportista que lleva camión.
Probar gratisDel 1 al 20 del mes siguiente al cierre: abril, julio y octubre para los tres primeros trimestres, y del 1 al 30 de enero para el cuarto. Si domicilias el pago, el plazo se te acorta unos días — otra razón para no dejarlo para el día 18.
Para el IVA y el gasto lo que manda es la factura a nombre de tu actividad, no con qué tarjeta pagaste. Pero para la devolución del gasóleo profesional sí importa: ahí tiene que ser la tarjeta asociada al camión censado. Coge la costumbre de repostar siempre con la misma.
La parte de ordenar y entregar, sí. Lo que cambia es qué modelos presentas y qué peso tiene cada gasto en tu resultado. En módulos hay datos que importan mucho (vehículos, personal) y que tu asesoría necesita igualmente actualizados. Pregúntale a la tuya qué te toca a ti.
Sí. Aunque se los mandes escaneados, el criterio general es conservar la documentación cuatro años desde el fin del plazo de presentación. Una copia digital ordenada te ahorra la caja de zapatos, pero no tires nada sin preguntar.